Ein Neujahrsgruß an unsere Leserinnen und Leser

Das neue Jahr hat begonnen – und wir möchten euch ein frohes, freies und offenes neues FOSS-Jahr 2026 wünschen.

2025 war für uns bei Winkelmann Software ein Jahr des Umbruchs, der Neuausrichtung und vor allem der bewussten Entscheidung für digitale Freiheit durch Open-Source-Software. In einem internen Innovationsprojekt haben wir unsere komplette IT-Landschaft neu aufgebaut und konsequent auf freie und quelloffene Systeme (FOSS) umgestellt.

Unser Anspruch war klar: volle Datenkontrolle, lokaler oder kontrollierter Cloud-Betrieb, keine Herstellerabhängigkeit – und Systeme, die sich an reale Arbeitsabläufe anpassen (nicht umgekehrt).

Rückblick 2025: Unser Innovationsprojekt bei Winkelmann Software

Das Innovationsprojekt 2025 war kein Testlabor, sondern ein produktiver Echtbetrieb mit klaren Anforderungen aus dem Alltag. Wir haben unsere gesamte Arbeitsumgebung neu aufgebaut:

• Infrastruktur & Reverse Proxy
• Internes Wissensmanagement
• Mobiles Online-Büro
• Dokumentenmanagement (papierloses Büro)
• Automatisierung von Prozessen
• Fernwartung & Support
• Asset- und Geräteverwaltung

Alles basiert heute auf bewährter Open-Source-Unternehmensinfrastruktur, modular, dokumentiert und reproduzierbar. Genau diese Struktur erlaubt es uns, Lösungen nicht nur intern zu nutzen, sondern auch für Kunden gezielt zu adaptieren – inklusive branchenspezifischer Anforderungen.

Die technische Basis: sichere Open-Source-Unternehmensinfrastruktur

Reverse Proxy, SSL und Zugriff mit NGINX Proxy Manager

NGINX Proxy Manager bildet das Fundament unserer Infrastruktur. Er steuert zentral den Zugriff auf alle internen und externen Dienste, verwaltet SSL-Zertifikate und sorgt für eine saubere Domain- und Subdomain-Struktur.

Praxisnutzen für Kunden: Eine klare, sichere und wartbare Umgebung, in der mehrere Systeme parallel betrieben werden können – ideal für wachsende Unternehmen, getrennte Mandanten und strukturierte IT-Landschaften.

Wissen sichern & Prozesse standardisieren

Interne Dokumentation und SOPs mit BookStack

Für interne Dokumentation, Standards und Schulung nutzen wir BookStack. Damit dokumentieren wir:

• Standard Operating Procedures (SOPs)
• IT-Handbücher und Admin-Dokumentation
• Onboarding-Anleitungen für neue Mitarbeitende
• Wissensdatenbanken für Support & Vertrieb

Kundennutzen: Wissen bleibt im Unternehmen, Abläufe werden nachvollziehbar und neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet. Besonders wertvoll, wenn Teams wachsen oder mehrere Standorte/Abteilungen zusammenarbeiten.

Das mobile Open-Source-Büro

Zusammenarbeit mit Nextcloud & OnlyOffice

Nextcloud und OnlyOffice bilden gemeinsam ein vollwertiges mobiles Büro – als Alternative zu proprietären Office-Clouds, aber mit voller Datenkontrolle:

• Dateiablage, Synchronisation und Freigaben
• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
• Kalender & Kontakte
• Mobiler Zugriff (Web, Desktop, Smartphone)

Samba-Share-Integration in Nextcloud

Ein besonders wichtiger Baustein ist die Integration bestehender Netzlaufwerke: Mit der Samba-Share-Integration lassen sich vorhandene Windows- oder Linux-Dateiserver direkt in Nextcloud einbinden.

Praxisnutzen: Keine doppelte Datenhaltung, keine unnötige Migration – vorhandene Strukturen bleiben erhalten und werden gleichzeitig modern, mobil und webbasiert nutzbar.

Kunden, Vertrieb und Verwaltung

CRM & Vertriebssteuerung mit Dolibarr

Dolibarr ist ein zentrales Element für CRM, Verwaltung und Vertrieb. Wir nutzen es u. a. für:

• Kunden- und Kontaktverwaltung
• Angebote, Aufträge und Rechnungen
• Projekte, Verträge und Aufgaben
• Vertriebsprozesse und Nachverfolgung

Besonders relevant für den Vertrieb: individuelle Preise, kundenbezogene Angebote, transparente Kontakt-Historie und eine saubere Nachverfolgung von Verkaufschancen. Damit ist Dolibarr ideal für Handwerk, Dienstleister und Vertriebsorganisationen, die kein überladenes ERP benötigen.

Dokumentenmanagement & papierloses Büro

Digitales Archiv mit Paperless-ngx

Mit Paperless-ngx bauen wir ein durchsuchbares Dokumentenarchiv auf – inklusive Texterkennung (OCR). Geeignet für:

• Rechnungen, Belege und Lieferscheine
• Verträge, Schriftverkehr und Nachweise
• Strukturierte Ablage mit Tags und Workflows

Praxisnutzen: Dokumente sind schnell auffindbar, Abläufe werden sauberer und das papierlose Büro wird realistisch umsetzbar – besonders in Kombination mit Scanner-Workflows und Nextcloud.

Automatisierung statt Handarbeit

Workflows mit n8n

n8n verbindet Systeme miteinander und automatisiert wiederkehrende Aufgaben – ohne dass alles manuell erledigt werden muss. Beispiele:

• E-Mail-Workflows und Benachrichtigungen
• Automatische Ablage/Verarbeitung von Dokumenten
• Verknüpfung von CRM, DMS und Cloud
• Prozessautomatisierung für Verwaltung und Vertrieb

Ergebnis: weniger Fehler, weniger Routinearbeit, mehr Fokus auf Kunden und Kerngeschäft.

Fernwartung & Support

Remote-Support mit RustDesk

Für Fernwartung setzen wir auf RustDesk als Open-Source-Alternative zu klassischen Remote-Tools – inklusive eigenem Server und damit vollständiger Kontrolle.

Kundennutzen: sicherer Support, schnelle Hilfe, keine Abhängigkeit von Drittanbietern und ideal für IT-Dienstleister sowie interne IT-Abteilungen.

Geräte, Software & Inventar im Blick

Asset-Management mit Snipe-IT

Mit Snipe-IT verwalten wir Hardware, Lizenzen und Inventar strukturiert:

• Geräteverwaltung (Notebooks, PCs, Smartphones)
• Lizenzen & Verträge
• Mitarbeiter-Zuordnungen und Historie
• Saubere Inventardaten für Audits

Praxisnutzen: Transparenz, Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten – besonders wichtig bei Wachstum und zunehmender Geräteanzahl.

Branchenspezifische Open-Source-Lösungen

2026 liegt unser Fokus verstärkt auf individuellen, branchenspezifischen Lösungen – statt Standardsoftware von der Stange. Wir kombinieren Open-Source-Systeme zu passgenauen Gesamtlösungen, abgestimmt auf Arbeitsweise, Branche, Budget und Wachstum.

Typische Einsatzbereiche

• Handwerksbetriebe (mobile Dokumente, Angebote, Kundenverwaltung, papierloses Büro)
• Hausverwaltungen (Dokumentenablage, Workflows, Tickets/Prozesse, digitale Akten)
• IT-Dienstleister (Fernwartung, Asset-Management, SOPs, Support-Prozesse)
• Vertrieb & Verkaufsorganisationen (CRM, Angebotsprozesse, Nachverfolgung, Automatisierung)
• Büros & Agenturen (Teamarbeit, Dokumente, Wissensbasis, Automatisierung)
• Kleine Produktionsbetriebe (Dokumentation, Abläufe, Inventar, strukturierte Prozesse)

Ausblick 2026: Winkelmann Cloud, Wissen teilen, Inhalte liefern

2026 steht bei uns im Zeichen von Wissen teilen und Systeme verständlich machen. Mit der Winkelmann Cloud entwickeln wir eine klare Struktur für produktive Instanzen, Tests und reproduzierbare Setups – lokal und in kontrollierten Cloud-Umgebungen.

Außerdem veröffentlichen wir 2026 neue Inhalte:

• YouTube-Videos (Tutorials, Praxis, Architektur, Troubleshooting)
• Udemy-Kurse (strukturierte Lernpfade für Open Source, Automatisierung, Infrastruktur)
• Dokumentationen & Best Practices für echte Umsetzung

Unser Ziel bleibt klar: Digitale Souveränität durch offene Systeme und saubere Technik.

Frohes und freies neues FOSS-Jahr 2026!

Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit euch zu gehen.

Euer
André Winkelmann